Aplikasi eASY.KSEI atau e-Proxy & e-Voting Platform merupakan aplikasi yang dapat mengakomodir kebutuhan serta memberikan kemudahan bagi Pemegang Saham untuk dapat berpartisipasi dalam setiap pelaksanaan Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) tanpa perlu hadir secara fisik. Dengan menerapkan sistem ini, diharapkan partisipasi Pemegang Saham dalam pelaksanaan RUPS dapat meningkat, karena Pemegang Saham dapat berpartisipasi dalam berbagai RUPS yang berlangsung di waktu yang sama, namun di lokasi yang berbeda-beda.

Implementasi Aplikasi eASY.KSEI akan terbagi menjadi 2 (dua) fase, yaitu e-Proxy (jangka pendek) dan e-Voting (jangka panjang). Untuk implementasi e-Proxy, pemberian kuasa yang saat ini berupa surat Kuasa, dapat disampaikan secara elektronik melalui Aplikasi eASY.KSEI. Pelaksanaan RUPS fisik masih wajib untuk diselenggarakan, sehingga kehadiran fisik Penerima Kuasa tetap dibutuhkan.Untuk implementasi e-Voting, pelaksanaan RUPS secara fisik dapat dilakukan secara online menggunakan teknologi live streaming. Seluruh Pemegang Saham, Perusahaan Efek/Bank Kustodian dapat mengikuti jalannya RUPS dari tempatnya masing-masing.

Untuk implementasi e-Voting, pelaksanaan RUPS secara fisik dapat dilakukan secara online menggunakan teknologi live streaming. Seluruh Pemegang Saham, Perusahaan Efek/Bank Kustodian dapat mengikuti jalannya RUPS dari tempatnya masing-masing.

Tidak.

• Untuk Penerbit Efek, BAE, PE, dan BK dapat mengakses alamat berikut: https://easy.ksei.co.id/egken/
• Untuk Pemegang Saham, Penerima Kuasa yang disediakan Penerbit Efek, serta Penerima Kuasa individu masuk dengan cara login melalui sistem Acuan Kepemilikan Sekuritas (AKSes) KSEI dengan alamat berikut: https://akses.ksei.co.id

• Penerbit Efek sebagai penyelenggara RUPS;
• Biro Administrasi Efek (BAE);
• Pemegang Saham individu lokal;
• Penerima kuasa dari Pemegang Saham itu sendiri, seperti Perusahaan Efek (PE), Bank Kustodian (BK), Penerima kuasa yang disediakan Penerbit Efek, serta Penerima Kuasa individu.

Tidak.

Penerbit Efek dapat mendaftarkan email Notaris melalui menu “Notification List” sehingga Notaris terkait akan menerima informasi mengenai pelaksanaan RUPS.

• Direksi dan Dewan Komisaris Penerbit Efek;
• Bagian corporate secretary Penerbit Efek;
• BAE;
• Penerima kuasa;
• Pemegang Saham yang tetap ingin hadir secara fisik;
• Notaris;
• Undangan RUPS lainnya.

Tidak. Pelaksanaan RUPS melalui Aplikasi eASY.KSEI hanya ditujukan untuk Penerbit Efek/Perusahaan Tercatat dengan Saham yang disimpan dalam Penitipan Kolektif.

Pemegang Saham yang pada tanggal pencatatan (record date) memiliki kepemilikan Saham yang tercatat di C-BEST (non-warkat) dan e-BAE (warkat). Untuk Pemegang Saham warkat, BAE perlu memastikan agar data Pemegang Saham tersebut telah tercatat di e-BAE sehingga yang bersangkutan akan terdaftar dalam Daftar Pemegang Saham (DPS) pada record date yang telah ditentukan oleh Penerbit Efek sebelum pelaksanaan RUPS.

Ya. Secara otomatis Pemegang Saham yang terdaftar dalam Daftar Pemegang Saham (DPS) dan berhak mengikutin pelaksanaan RUPS Penerbit Efek, akan menerima notifikasi melalui email-nya masing-masing.

Penerbit Efek dapat mendaftarkan informasi mengenai RUPS Tahunan (Annual General Meeting) dan RUPS Luar Biasa (Extraordinary General Meeting).

Aplikasi eASY.KSEI direncanakan go-live pada tanggal 20 April 2020 dan dapat digunakan bagi Penerbit Efek yang memiliki tanggal pemanggilan RUPS jatuh setelah tanggal go-live Aplikasi eASY.KSEI.

Meskipun Peraturan OJK dan Peraturan KSEI belum terbit, mengingat saat ini Indonesia sedang mengalami Kondisi Luar Biasa (KLB), maka KSEI tetap mewajibkan untuk memberikan alternatif bagi Pemegang Saham agar dapat ikut serta dalam pelaksanaan RUPS Penerbit Efek tanpa perlu hadir secara fisik. Saat ini, Peraturan OJK dan Peraturan KSEI dalam proses penerbitan sehingga apabila kedua peraturan telah diberlakukan, maka Penerbit Efek siap dalam penggunaannya.

Apabila Anggaran Dasar Penerbit Efek tidak mengatur dengan detail proses pemberian kuasa dan suara dalam pelaksanaan RUPS, maka Anggaran Dasar tidak perlu diubah dan Penerbit Efek dapat menggunakan Aplikasi eASY.KSEI ini.

Tidak.Penerbit Efek yang akan melakukan RUPS melalui Aplikasi eASY.KSEI hanyalah Penerbit Efek yang memiliki record date Daftar Pemegang Saham (DPS) terhitung pada tanggal 20 April 2020 (tanggal Aplikasi eASY.KSEI go-live) atau setelahnya.

Pelaksanaan RUPS tetap mengacu kepada peraturan OJK nomor 10/POJK.04/2017 tentang perubahan atas POJK nomor 32/POJK.04/2014 perihal Rencana dan Penyelenggaraan Rapat Umum Pemegang Saham Perusahaan Terbuka.

Tidak. Aplikasi eASY.KSEI tetap akan berlaku setelah KLB berakhir, merujuk kepada peraturan OJK dan peraturan KSEI.

Penerbit Efek akan diminta untuk melakukan penandatanganan ulang addendum perjanjian pendaftaran Efek dengan KSEI dan menyampaikan 1 (satu) user yang akan didaftarkan oleh KSEI untuk digunakan dalam proses login ke dalam Aplikasi eASY.KSEI.

Pengumuman melalui surat kabar (termasuk pemanggilan dan pengumuman hasil rapat) bagi Penerbit Efek masih bersifat wajib sampai berlakunya perubahan terhadap POJK nomor 10/POJK.04/2017 yang menggantikan kewajiban publikasi lewat media menjadi melalui beberapa media, termasuk melalui Aplikasi EASY.KSEI yang disediakan oleh KSEI.

Ya. Penerbit Efek tetap wajib melakukan pelaporan melalui SPE IDXnet dan meminta klarifikasi lebih lanjut dari pihak IDX terkait. Untuk integrasi antar kedua sistem masih dalam tahap pengembangan.

Penerbit Efek dapat melampirkan materi yang akan disampaikan dalam RUPS melalui fitur attach files yang terdapat pada aplikasi eASY.KSEI ketika proses pendaftaran informasi RUPS.

Maksimum besar file adalah 10MB. Apabila Penerbit Efek memiliki file pendukung dengan besar lebih dari ketentuan tersebut, maka Penerbit Efek dapat menyampaikan download link yang merujuk ke file pendukung tersebut.

Secara default, Aplikasi eASY.KSEI akan menginformasikan pelaksanaan RUPS ke Penerbit Efek, BAE, PE/BK, serta Pemegang Saham berdasarkan record date yang sebelumnya sudah ditentukan.

Untuk pihak lainnya, seperti Notaris, Komite Perusahaan, dan PIC Otoritas Jasa Keuangan (OJK) dapat didaftarkan terlebih dahulu oleh Penerbit Efek melalui menu “Notification List”.

Ada 3 (tiga) tipe Penerima Kuasa dan dapat dipilih oleh Pemegang Saham yang berhalangan hadir dalam RUPS, yaitu:

• 1. Penerima kuasa yang disediakan Penerbit Efek;
• 2. Pemegang rekening, yaitu PE dan BK; atau
• 3. Penerima kuasa individu (manual proxy).

H-1 pelaksanaan RUPS pukul 12.00 WIB.

Apabila terdapat Penerbit Efek yang memiliki pengaturan di AD seperti itu, mohon agar dapat dijelaskan dalam pengumuman dan pemanggilannya, bahwa pemberian kuasa melalui Aplikasi eASY.KSEI akan mengikuti prosedur yang telah ditetapkan oleh KSEI. Untuk pemberian kuasa di luar Aplikasi eASY.KSEI, dapat mengikuti ketentuan yang berlaku di Penerbit Efek masing-masing.

Penerima kuasa yang Disediakan Penerbit Efek adalah Penerima Kuasa yang didaftarkan oleh Penerbit Efek, sebagai salah satu pilihan bagi Pemegang Saham yang berhalangan hadir dalam pelaksanaan RUPS. Persyaratan seseorang dapat ditunjuk sebagai Penerima Kuasa yang Disediakan Penerbit Efek, antara lain sebagai berikut:

• 1. Kandidat bukanlah anggota Direksi, Komisaris, maupun terdaftar sebagai karyawan aktif perusahaan Penerbit Efek;
• 2. Apabila Penerbit Efek menggunakan BAE sebagai pihak yang melakukan administrasi Saham-nya, maka Penerbit Efek wajib menunjuk BAE sebagai Penerima Kuasa yang disediakan Penerbit Efek. Pencantuman BAE di layar Aplikasi eASY.KSEI adalah dengan menyebutkan nama orang yang mewakili BAE sebagai Penerima Kuasa yang disediakan Penerbit Efek untuk hadir dalam RUPS.
• 3. Apabila proses administrasi saham Penerbit Efek tidak dibantu oleh BAE, maka Penerbit Efek wajib menyediakan Pihak yang akan berfungsi sebagai Penerima Kuasa dalam RUPS, dengan tetap memperhatikan persyaratan yang diatur dalam peraturan perundang-undangan.
• Sebelum Penerbit Efek mendaftarkan Penerima Kuasa yang Disediakan Penerbit Efek ke dalam Aplikasi eASY.KSEI, Penerbit Efek wajib melakukan koordinasi terlebih dahulu dengan BAE dan/atau Notaris untuk kesesuaiannya.

Jumlah Penerima Kuasa yang Disediakan Penerbit Efek yang wajib didaftarkan oleh Penerbit Efek ke dalam Aplikasi eASY.KSEI adalah minimal 1 (satu) orang. KSEI menyarankan agar Penerbit Efek dapat mendaftarkan staf BAE terkait sebagai Penerima Kuasa yang Disediakan Penerbit Efek. Oleh karena itu, Penerbit Efek sebaiknya melakukan koordinasi terlebih dahulu dengan BAE terkait penunjukan salah satu staf BAE sebagai Penerima Kuasa yang Disediakan Penerbit Efek.

Tidak. Orang asing hanya diperkenankan untuk ditunjuk sebagai Penerima Kuasa individu (manual proxy). Kriteria kandidat Penerima Kuasa yang Disediakan Penerbit Efek mengacu pada persyaratan yang telah dijelaskan sebelumnya.

Tidak. Pemberian kuasa melalui fasilitas e-Proxy dalam Aplikasi eASY.KSEI saat ini hanya diberikan bagi investor individu lokal saja. Apabila Penerbit Efek memiliki Pemegang Saham asing di luar negeri dapat menghubungi Perusahaan Efek (PE) atau Bank Kustodian (BK) sebagai perantara untuk memasukkan kuasanya ke dalam Aplikasi eASY.KSEI.

Tidak. Pemberian kuasa melalui fasilitas e-Proxy dalam Aplikasi eASY.KSEI saat ini hanya diberikan bagi investor individu lokal saja. Perwakilan Pemegang Saham institusi dapat menghubungi Perusahaan Efek (PE) atau Bank Kustodian (BK) sebagai perantara untuk memasukkan kuasanya ke dalam Aplikasi eASY.KSEI.

Ya, tersedia di layar PE/BK melalui menu “Attendance Report”.

Penerima kuasa cukup membawa nomor identitas miliknya ketika proses pendaftaran atau surat tugas apabila penerima kuasa merupakan petugas dari Partisipan KSEI. Penerima kuasa tidak perlu membawa salinan kartu identitas Pemegang Saham yang diwakilkannya.

Untuk KPD, mekanisme yang berlaku masih sama dengan setelah Aplikasi eASY.KSEI go live, dimana pemberian kuasanya bisa menggunakan surat kuasa khusus atau tercantum dalam KPD terkait.

Bisa. Setelah berhasil mengakses Aplikasi eASY.KSEI, Pemegang Saham dapat memilih apakah hadir sendiri atau diwakilkan. Jika memilih hadir sendiri, maka Pemegang Saham wajib hadir secara fisik ketika pelaksanaan RUPS.

Apabila Pemegang Saham memilih untuk diwakilkan, namun ketika hari H pelaksanaan RUPS yang bersangkutan tetap hadir secara fisik, maka terdapat 2 (dua) pilihan yang harus dipilih oleh Pemegang Saham terkait:

• 1. Pemegang Saham dapat masuk dan mengikuti jalannya RUPS fisik, namun kuasa dan suara yang sebelumnya sudah tersimpan secara elektronik di Aplikasi eASY.KSEI akan dibatalkan; atau
• 2. Pemegang Saham tidak dapat masuk, sehingga hanya Penerima Kuasa terkait yang boleh menghadiri pelaksanaan RUPS fisik

Tidak. Namun ketika proses registrasi, BAE dapat membatalkan deklarasi kehadiran dan suara elektronik Pemegang Saham dengan klik “do not send to system”. Kemudian, mencatat deklarasi kehadiran Pemegang Saham terkait sebagai kehadiran fisik dan Pemegang Saham tersebut mengikuti proses pengambilan suara manual/fisik saat RUPS berlangsung.

Kuorum dapat dihitung dengan menjumlahkan antara data electronic attendees dan physical attendees dan dibandingkan dengan jumlah total saham yang diterbitkan oleh Perseroan sesuai ketentuan yang berlaku, sebelum pelaksanaan RUPS dimulai.

Penerbit Efek diharapkan sesegera mungkin menyampaikan hasil perhitungan suara fisik melalui layar “E-Meeting Hall” Aplikasi eASY.KSEI, sehingga aplikasi dapat melakukan perhitungan suara total (elektronik + fisik) dan informasi tersampaikan ke seluruh Pemegang Saham dan Penerima Kuasa melalui email.

Penerbit Efek melalui layar “E-Meeting Hall”. Batas waktu upload ringkasan risalah rapat adalah H+2 setelah pelaksanaan RUPS.

Seperti dalam penggunaan fasilitas e-Proxy melalui Aplikasi eASY.KSEI yang akan go-live, untuk menggunakan fasilitas e-Voting, Pemegang Saham wajib memiliki user di sistem AKSes KSEI. Setelah berhasil login ke dalam sistem AKSes KSEI, Pemegang Saham dapat masuk ke dalam Aplikasi eASY.KSEI dan berpartisipasi langsung dalam pelaksanaan RUPS dengan cara voting secara langsung serta melihat pelaksanaan RUPS via live streaming, dengan catatan Pemegang Saham sudah ditambahkan sebagai Peserta RUPS oleh BAE pada proses pendaftaran Pemegang Saham dan Penerima Kuasa di hari H Pelaksanaan RUPS.

User dapat menggunakan fitur electronic opinions apabila ingin menyampaikan pendapat ketika diskusi per mata acara sedang berlangsung. Fitur ini dapat digunakan oleh Penerbit Efek sesuai kebijakan pelaksaan RUPS masing-masing.

Ya. Panduan tersedia di situs resmi KSEI (https://www.ksei.co.id/data/download-data-and-user-guide) dan Aplikasi eASY.KSEI - Education & Guide Books.

Untuk tahap awal setelah implementasi, belum ada biaya yang dikenakan kepada pengguna Aplikasi eASY.KSEI. Besar biaya dan waktu pengenaan akan disampaikan oleh KSEI lebih lanjut. Untuk Pemegang Saham tidak akan dikenakan biaya penggunaan oleh KSEI.